Realisierung einer auf EMA Time basierenden Lösung​

Ausgangslage


Unser Kunde verwendet verschiedene Dokumente in Papierform und MS Excel für die Erfassung von Stunden im Zusammenhang mit Arbeiten an Maschinen und bei Ausseneinsätzen.

Viele Aufgaben sind noch manuell und erfordern die erneute Eingabe von Informationen, wie z. B:

Die in der Werkstatt ausgeführten Arbeiten werden auf einem Blatt erfasst, das dann von einer anderen Person übernommen wird, die jeden Morgen das Excel-Dokument für jede Maschine öffnet, um die ausgeführten Arbeiten und die verwendeten Vorräte zu erfassen. 

Ein monatliches Stundenblatt wird ebenfalls täglich ausgefüllt, um schließlich am Monatsende validiert und unterschrieben zu werden. 

Ziele


Unser Kunde möchte einige dieser Prozesse digitalisieren, insbesondere:

  • Die Stundenerfassung durch Ersetzen des Wochenarbeitsblattes
  • Verwaltung von Interventionen und damit die Vermeidung der erneuten Eingabe von Informationen in verschiedene Excel-Dateien.

Vereinfachen Sie den Austausch zwischen den verschiedenen Personen im Unternehmen.

Reduzieren Sie den Druck von Formularen - sparen Sie Papier.

Verbessern Sie die Qualität der eingegebenen Informationen. (Möglichkeit, einen Text zu diktieren)

Lösungsarchitektur

               

Microsoft 365: Zur Authentifizierung der Benutzer und zur Speicherung aller Daten

EMA Time App windows : Für die Berichterstellung

EMA Time App mobile : zur Eingabe von Interventionsberichten












Die Intervention wird in SharePoint Online erfasst.  Sie wird dann mithilfe der mobilen App bearbeitet und im Büro freigegeben. Mithilfe der EMA Time Windows App wird der Servicebericht erstellt und anschliessend für die Rechnungsstellung ausgedruckt. Schliesslich aktualisiert ein automatischer Workflow von Power Automate die Excel-Datei der betreffenden Maschine und die Umsatzdatei, die sich lokal auf dem Windows-Server des Unternehmens befindet.

Microsoft 365

Authentifizierung am Azure AD

SharePoint Online  für die Verwaltung der Interventionen

OneDrive um die Excel-Dateien der Maschinen zu speichern

Power Automate um die Aktualisierung von Daten in Excel-Dateien zu automatisieren

Application
 EMA Time 

Abgeschlossene und bestätigte Interventionen auflisten

Interventionsberichte erstellen und ausdrucken

Monatliche Stundenberichte erstellen

Mobile App
 EMA Time

Geplante Interventionen anzeigen

Details zum Kunden anzeigen (Route, Telefon)

Einfaches Erfassen des Interventionsberichts

Erfassen Sie die verbrachte Zeit, die zurückgelegten Kilometer

Erfassen oder diktieren Sie die ausgeführten Arbeiten, die ausgetauschten Teile, die verwendeten Verbrauchsmaterialien

Den Kunden unterschreiben lassen

Abrufen der geleisteten Stunden pro Tag, Woche, Monat